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Comment effectuer une fusion et publipostage dans Outlook - Guide étape par étape

Comment effectuer une fusion et publipostage dans Outlook - Guide étape par étape

Le publipostage combine un document avec un fichier de données pour envoyer des messages personnalisés à différentes personnes à la fois. Le fichier de données peut inclure des noms, des adresses ou d'autres informations pour plusieurs destinataires.

Si vous voulez éviter de passer trop de temps à écrire le même e-mail pour plusieurs personnes, vous pouvez mettre en place un publipostage.

Cet article explique comment vous pouvez le configurer dans Microsoft Outlook. En général, vous utilisez MS Outlook, MS Word et d'autres programmes qui stockent des données structurées.

Configuration du publipostage

La méthode la plus pratique pour configurer un publipostage consiste à utiliser Word. Vous pouvez obtenir les adresses postales d'Outlook ou les entrer dans une liste pour ce processus.

Vous pouvez trouver la procédure étape par étape pour cette méthode dans ce guide.

Composez votre e-mail

La première tâche consiste à composer le courrier que vous souhaitez. Vous pouvez saisir directement le message dans un document Word. La première étape consiste également à lancer le publipostage. Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Ouvert MS Word sur votre PC. Tapez le corps du message électronique dans le document vierge.
  2. Vous pouvez laisser des espaces réservés pour les parties que vous souhaitez personnaliser dans le message. Vous pourrez les ajouter ultérieurement.
  3. Enregistrez le fichier sur votre disque local.
  4. Clique sur le Envois onglet du ruban.
  5. Cliquez sur Démarrer le publipostage et sélectionnez E-mails

Créer une liste de diffusion

Ignorez cette étape si vous disposez d'une liste de contacts que vous pouvez utiliser dans Outlook. Word vous permet de créer une nouvelle liste ou d'utiliser une liste existante. Cette liste peut être une feuille de calcul Excel, une base de données ou tout document avec des entrées structurées.

Ici, nous énumérerons les étapes pour créer un feuille de calcul excel pour la liste.

  1. Ouvrir un classeur vierge dans Microsoft Excel
  2. Ajoutez des colonnes séparées avec des en-têtes et du contenu pour les données que vous souhaitez personnaliser. N'oubliez pas d'ajouter Email comme champ.
  3. Saisissez les données des champs.
  4. Veillez également à n'utiliser que une feuille pour les entrées.
  5. sauvegarder la feuille de calcul comme un nouveau fichier.

Sélectionnez les destinataires de votre e-mail

C'est l'étape où vous liez le publipostage à ses destinataires. Vous avez le choix entre trois options. Vous pouvez créer une nouvelle liste, utiliser une liste existante ou choisir parmi les contacts Outlook.

Si vous avez un contact Outlook liste des destinataires, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Accédez au document Word avec le corps du message.
  2. Cliquer sur Sélectionnez les destinataires du Envois languette. Sélectionnez ensuite Choisissez parmi les contacts Outlook Choisis un Nom de profil si vous devez et appuyez sur D'accord
  3. Connectez-vous à votre compte si vous y êtes invité.
  4. Vous pouvez avoir de nombreuses listes de contacts. Sélectionnez celui que vous voulez et cliquez D'accord
  5. Utilisez chaque case à cocher dans la nouvelle fenêtre pour choisir les destinataires de votre liste de diffusion. Sélectionnez ensuite D'accord

Au cas où vous voudriez créer une nouvelle listesuivez ces instructions :

  1. Cliquer sur Sélectionnez les destinataires du Envois languette. Sélectionnez ensuite Tapez une nouvelle liste
  2. Tout d'abord, cliquez sur Personnaliser les colonnes Réglez uniquement le noms de champs vous voulez en utilisant Ajouter, Effacer, et Renommer boutons. Cliquez ensuite sur D'accord
  3. Entrez les données dont vous avez besoin. Utilisation Nouvelle entrée et Supprimer l'entrée boutons pour manipuler les entrées. Puis frappez D'accord.

Si vous avez créé une liste à l'aide d'un source différentesuivez les étapes ci-dessous pour sélectionner dans la liste :

  1. Cliquer sur Sélectionnez les destinataires du Envois languette. Sélectionnez ensuite Utiliser une liste existante
  2. Accédez à l'emplacement où vous avez enregistré votre liste. Ouvrez-le ensuite.
  3. Sélectionnez la feuille contenant la liste et choisissez D'accord Vous ne devriez avoir qu'une seule option si vous avez suivi ce guide. Assurez-vous que le La première ligne de données contient des en-têtes de colonne l'option est vérifié

Vous pouvez vérifier et modifier votre liste en sélectionnant Modifier la liste des destinataires du Démarrer le publipostage groupe.

Insérer des champs de publipostage

Dans cette étape, vous pouvez remplir les espaces réservés que vous avez utilisés dans le message. Vous pouvez également ajouter un message d'accueil personnalisé. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Sélectionnez un espace réservé dans votre message, puis cliquez sur Insérer un champ de fusion Il est présent dans le Écrire et insérer des champs groupe.
  2. Choisissez le champ correspondant et sélectionnez Insérer
  3. Vous ne pouvez pas modifier le point d'insertion dans votre document. Vous devez sélectionner l'espace réservé et insérer individuellement le champ de fusion pour chacun.
  4. Suivez ces étapes pour tous les espaces réservés.
  5. Si vous n'avez pas de ligne de salutation dans votre message, vous pouvez en ajouter une. Cliquer sur Ligne de salutation Dans la nouvelle fenêtre, formatez les options selon vos besoins et sélectionnez D'accord

Prévisualisez votre e-mail

Avant d'envoyer un email, il est indispensable de le prévisualiser pour vérifier les inexactitudes. Voici comment prévisualiser votre publipostage :

  1. Cliquer sur Aperçu des résultats du Envois languette.
  2. Vous pouvez maintenant voir un exemple de ce à quoi ressemblerait le courrier pour un destinataire.
  3. Le format des valeurs peut ne pas être celui dont vous avez besoin. Par exemple, la valeur monétaire peut apparaître sous la forme d'un nombre entier.
  4. Dans ce cas, appuyez sur Alt + F9 Certains devront peut-être appuyer Alt + Fn + F9 Maintenant, vous pouvez voir les codes de champ pour les champs de fusion.
  5. Vous devez modifier le code de champ. Différents types de valeurs ont des codes différents. Tu peux chercher leur syntaxe sur internet
  6. Par exemple, vous devez ajouter # $,0.00 dans le code pour passer à valeur monétaire
  7. Presse Alt + F9 à nouveau et cliquez sur Aperçu des résultats pour voir les changements.

Terminer et enregistrer

La dernière étape consiste à terminer, à saisir la ligne d'objet et à envoyer l'e-mail. Vous pouvez également effectuer une fusion et publipostage vers un autre document ou imprimer le document de message si vous en avez besoin. Pour finir, suivez ces instructions :

  1. Cliquer sur Terminer et fusionner du Envois languette.
  2. Vous pouvez sélectionner Modifier des documents individuels pour prévisualiser tous les documents et les modifier. Vous n'avez pas besoin de le faire si vous ne souhaitez aucun changement.
  3. Après avoir effectué les modifications, fermez la nouvelle fenêtre. Choisir sauvegarder pour appliquer les modifications.
  4. Cliquer sur Terminer et fusionner encore. Cette fois, sélectionnez Envoyer des e-mails
  5. Saisissez l'objet de votre e-mail dans le champ ligne d'objet Cliquer sur D'accord pour envoyer les e-mails.
  6. Si vous devez envoyer des e-mails à un grand nombre de destinataires, il est préférable d'en envoyer à moins de destinataires à la fois. Vous pouvez le faire avec le De à ___ dans la fenêtre Terminer et fusionner.
  7. C'est une bonne idée de enregistrer le fichier Word pour une utilisation future. Ce document conserve la connexion au fichier source de la liste de diffusion.

Consultez également notre article sur la façon d'envoyer un e-mail sécurisé dans Outlook.

questions connexes

Qu'est-ce que l'assistant de publipostage ?

MS Word dispose d'un assistant de fusion et publipostage étape par étape qui guide les utilisateurs à travers toutes les étapes de configuration d'un publipostage. Si vous ne pouvez pas suivre ces étapes, cette fonctionnalité peut être utile. Vous pouvez le trouver dans le Démarrer le publipostage liste déroulante de l'onglet Mailings.

Comment configurer un publipostage avec Word 2003

L'interface utilisateur des anciennes applications Microsoft Office est très différente de celle des nouvelles. Les utilisateurs peuvent trouver un guide étape par étape pour configurer le publipostage dans MS Word 2003. Il est très similaire à l'assistant de publipostage des versions plus récentes. Le processus général est le même et peut être résumé comme suit :

  1. Tout d'abord, sélectionnez Fusion et publipostage à partir de Outils > Lettres et publipostage dans un document Word.
  2. Sélectionnez votre type de document. Pour les e-mails réguliers, sélectionnez Des lettres et cliquez sur Suivant : Document de départ
  3. Choisir la Utiliser le document actuel option et cliquez Suivant : Sélectionner les destinataires
  4. Ici, vous pouvez choisir vos destinataires en utilisant des méthodes similaires à celles des versions plus récentes.
  5. Ensuite aller à Suivant : Rédigez votre lettre Composez le message électronique avec des espaces réservés. Maintenant, cliquez sur le Insérer des champs de fusion bouton.
  6. Remplacez les espaces réservés par les champs. Pour connaître la méthode exacte, consultez les sections précédentes de l'article.
  7. Maintenant, cliquez sur Suivant : Prévisualisez vos lettres puis sur Suivant : Terminer la fusion Ensuite, vous pouvez imprimer les enregistrements.

Comment joindre un fichier ou personnaliser la ligne d'objet dans un publipostage ?

Il existe des options limitées pour le publipostage dans Outlook. Les utilisateurs ne peuvent pas envoyer de pièces jointes ni personnaliser leur ligne d'objet à l'aide de ce processus. Diverses organisations ont créé des outils qui facilitent ces choix pour faire face à ces limitations. Easy Mail Merge, Merge Tools, Mail Merge Toolkit, etc., sont quelques-uns des outils que vous pouvez utiliser pour cela. objectif.

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